この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及び乙訓消防組合個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年乙訓消防組合条例第1号。以下「条例」という。)に基づき、保有個人情報の保護及び開示等に係る事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2　個人情報保護事務の窓口等

1　個人情報保護事務の窓口

個人情報保護に関する相談及び案内並びに自己情報の開示、訂正及び利用停止(以下「開示等」という。)に係る請求の受付、その他個人情報の保護事務に関する総合窓口を、乙訓消防組合消防本部の組織に関する規則(平成13年乙訓消防組合規則第7号)に個人情報保護に関することが事務分掌として掲げられている課に置く。

2　総合窓口で行う事務

総合窓口で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　個人情報に係る相談、案内及び苦情に関すること。

(2)　開示等の請求に関する事務について、個人情報取扱事務を所管している課(以下「所管課」という。)との連絡調整に関すること。

(3)　実施機関に対する開示等の請求に関する書類の受付に関すること。

(4)　条例第4条及び乙訓消防組合個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年乙訓消防組合規則第9号。以下「施行細則」という。)第3条に規定する費用の徴収に関すること。

(5)　施行細則第2条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿(施行細則別記様式。以下「登録簿」という。)の写しの保管及びその閲覧に関すること。

(6)　実施機関が行った開示、訂正及び利用停止の決定に対する不服申し立ての受付に関すること。

(7)　乙訓消防組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(8)　乙訓消防組合情報公開・個人情報保護運営審議会(以下「審議会」という。)の庶務に関すること。

(9)　条例第9条に規定する運用状況の公表に関すること。

(10)　その他個人情報保護制度の推進に関すること。

3　所管課で行う事務

所管課で行う事務は、次のとおりとする。

(1)　所管課の保有個人情報の保護に関すること。

(2)　所管課が行う個人情報の取扱いに係る相談に関すること。

(3)　登録簿の作成、変更及び廃止に関すること。

(4)　開示等の請求に係る保有個人情報の検索及び特定に関すること。

(5)　開示等の請求に関する書類の収受に関すること。

(6)　国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び請求者以外の者への意見聴取及び開示決定の内容の通知に関すること。

(7)　開示等の請求に対する決定、処理及びその通知に関すること。

(8)　開示の実施(開示の決定をした保有個人情報の総合窓口への搬入、写しの作成及び送付、閲覧に際しての説明等)に関すること。

(9)　郵送による写しの交付に係る費用の徴収に関すること。

(10)　開示等の決定に対する審査請求に関すること。

第3　個人情報取扱事務の登録等(総合窓口・所管課)

1　個人情報取扱事務の登録

(1)　個人情報取扱事務を開始しようとするときは、法に定める個人情報の取扱いに関する規定に違反していないかどうかを確認するものとする。

(2)　登録簿の原案を作成し、総合窓口の合議後、所管課の長の決裁を受け、これを保管するものとする。なお、登録簿の写しを総合窓口に1部提出するものとする。

2　個人情報取扱事務の変更

所管課は、登録した個人情報取扱事務の内容を変更しようとするときは、変更内容を反映した登録簿を作成し、総合窓口に合議したうえでこれを保管するとともに、その写し及び電子データを総合窓口に提出する。

3　個人情報取扱事務の廃止

所管課は、登録した個人情報取扱事務を廃止したときは、登録簿の備考欄に廃止年月日を記載し、総合窓口に合議したうえで、登録簿と別に保管するものとする。

4　登録簿の閲覧

(1)　総合窓口は、所管課から登録簿の写しを受け取ったときは、ファイル等に綴り、これを消防本部3階情報公開コーナーに備え付け、一般の閲覧に供する。

(2)　総合窓口は、所管課から個人情報取扱事務の廃止に係る登録簿の写しを受け取ったときは、前号に規定する登録簿の綴りから当該廃止に係る登録簿を抜き取り、綴りを最新の状態に整理する。

5　個人情報ファイル簿の作成及び公表

法第75条の規定に基づき、1,000人以上の個人情報を取り扱う場合、個人情報ファイル簿を作成し、ホームページにおいて公表するものとする。

第4　保有個人情報の適正な取扱い(所管課)

1　保有個人情報の適正な管理

保有個人情報の取扱いについては、保有する個人情報等の適切な管理のための措置に関する要綱に基づき、安全管理措置を講じ、適正な管理に努めなければならない。

2　委託の措置

個人情報取扱事務の処理を委託するときは、保有する個人情報等の適切な管理のための措置に関する要綱に基づき、必要事項を明記するものとする。

第5　保有個人情報の収集目的外の利用及び実施機関外への提供(所管課)

1　収集目的外の利用の手続

法第69条第2項ただし書の規定に基づく保有個人情報の収集目的外の利用については、次の手続きを経て行うものとする。

(1)　事務執行上、他課が保有する個人情報の利用を必要とする課の長は、所管課長に個人情報収集目的外利用依頼書(様式第1号)を提出し、承認を得るものとする。

(2)　前号による依頼を受けた所管課長は法第69条第2項各号の規定に照らし、利用の可否を慎重に判断するものとする。

2　実施機関外への提供の手続等

法第69条第2項のただし書の規定に基づく実施機関以外の第三者への保有個人情報の提供については、次の手続きを経てこれを行うものとする。

(1)　提供の依頼、要請等は、原則として書面によるものとする。

(2)　提供の依頼、要請等の書面には、必要とする保有個人情報の名称及び範囲、必要とする理由及び使用目的のほか、必要に応じ次の事項の記載を求めるものとする。

ア　必要とする個人情報の記録形態

イ　使用期間

ウ　使用方法及び処理形態

エ　管理体制

オ　その他必要な事項

(3)　所管課長は、提供の依頼、要請等があったときは、法第69条第2項各号の規定に照らし、提供の可否を慎重に判断するものとする。

(4)　前号の場合において、所管課長は総合窓口と提供の適否、提供を受ける者に講ずべき措置などについて協議を行うものとする。

(5)　保有個人情報の提供に際し、所管課長は法第70条に規定する保有個人情報の適切な管理について、必要に応じ書面により次の措置を求めるものとする。

ア　個人情報の秘密保持義務

イ　漏えい防止等の安全確保の措置

ウ　依頼、要請等の目的以外への個人情報の利用の禁止

エ　第三者への個人情報の提供の禁止

オ　個人情報の返還又は抹消義務

カ　その他個人情報の適切な取扱いに関し必要な事項

3　収集目的外の利用及び実施機関外への提供に係る実施報告

所管課は、収集目的外の利用の承認又は実施機関外への提供を行ったときは、個人情報(収集目的外の利用・実施機関外への提供)実施報告書(様式第2号)により、総合窓口にその実施状況を報告するものとする。

4　収集目的外の利用及び実施機関外への提供に係る登録簿への記録等

(1)　所管課は、収集目的外の利用の承認又は実施機関外への外部提供を行ったときは、登録簿に収集目的外の利用、実施機関外への提供の状況等、必要事項を記録し、その写しを総合窓口に提出するものとする。

(2)　総合窓口は、前号の規定による登録簿の写しを受け取ったときは、登録簿の綴りを差し替え、一般の閲覧に供するものとする。

第6　個人情報に係る相談及び案内(総合窓口)

(1)　総合窓口においては、来庁者から受けた個人情報保護に関する相談の内容に従って、所管課と連絡を取るなど、迅速かつ適切な対応に努めるものとする。

(2)　開示等の請求の相談があったときは、請求の趣旨、内容などを聴取し、請求に係る保有個人情報の特定の可否及び法に基づく請求としての対応の可否等について、所管課と協議するものとする。

第7　開示の請求に係る事務(総合窓口・所管課)

開示の請求の受付は、次に定めるところにより、保有個人情報の特定、記載事項の確認及び本人又は代理人であることの確認を実施した後に行うものとする。なお、開示請求があったときは、保有個人情報開示請求等連絡票(様式第3号)に示す流れに従い、所管課と総合窓口が連携して必要な事務処理を行う。

1　保有個人情報の特定

(1)　請求者との応対により、開示の請求に係る保有個人情報の特定に必要な事項を十分聴取し、開示の請求の内容を確認した後、個人情報取扱事務登録簿等により所管課を選定し、可能な限り所管課の立会いの上で、保有個人情報を検索・特定するものとする。

(2)　所管課の職員が不在の場合は、請求者にその旨を告げた上で、一旦開示の請求を受け付けるものとする。

(3)　保有個人情報を特定する段階でその不存在が明らかで、かつ、当該保有個人情報が存否応答拒否すべきものでない場合は、請求者等に対し、開示請求をしても不存在による不開示決定を行うこととなる旨を説明し、理解を求める。この場合において、他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能であれば、その旨を説明し、適切な対応を行う。

2　開示の請求の方法

開示の請求は、乙訓消防組合個人情報の保護に関する文書の様式を定める規則(令和5年乙訓消防組合規則第8号。以下「規則」という。)で定める保有個人情報開示請求書(規則様式第2号。以下「開示請求書」という。)により、本人又は代理人が行うものとする。

3　請求者の本人確認

(1)　本人による開示請求の場合

ア　開示の請求を受け付けるに当たっては、開示請求を行う者に対し、次の書類の提示又は提出を求め、本人であることを確認する。この場合において、提出又は提示を求める書類は次の(ア)に掲げる書類(写真付きのもの)であれば1種類とし、(イ)に掲げる書類(写真付きでないもの)であれば2種類とする。

(ア)　運転免許証、旅券、個人番号カード(マイナンバーカード)、戦傷病者手帳、身体障害者手帳、船員手帳その他国若しくは地方公共団体の機関等が発行した、写真の貼り付けられた身分証明書若しくは資格証明書又は学校教育法(昭和22年法律第26号)に規定する学校が発行した身分証明書

(イ)　健康保険の被保険者証、年金手帳、国民年金等の年金証書、在学証明書その他法令等の規定により交付された書類で、通常本人以外の者が所持していることがないと認められるもの

複数の者の氏名が記載された被保険者証は、そこに記載された他の者によるなりすまし請求が行われることもあり得ると考えられることから、別の本人確認書類の提示又は提出を追加して求める。また、住所が記載されていない住民基本台帳カードは、確認書類には該当しない。

イ　開示請求書及び提示され、又は提出された本人確認書類に記載されている氏名及び住所又は居住が同一であることを確認する。

婚姻や転居等の事由により、開示請求書に記載されている氏名及び住所又は居住と提示され、又は提出された本人確認書類に記載されている氏名及び住所又は居住が異なっている場合には、開示請求書に記載されている氏名及び住所又は居住と同一の氏名及び住所又は居住が記載されている別の本人確認書類の提示又は提出を求める。

ウ　開示請求者から提示され、又は提出された本人確認書類は、必要に応じ、適切に本人確認を行ったことを記録として残す目的で、その原本又は複写物を保管する。ただし、個人番号が記録された本人確認書類の原本又は複写物を保管する必要が生じた場合には、個人番号が容易に判明しない措置を必ず講じ、これを保管する必要がない場合には、本人確認をした後に、裁断又は溶解を行う必要がある。個人番号が容易に判明しない措置としては、個人番号を黒塗りした書類をコピーしたものを保管する、剥離すると被覆部分が判読不能となる被覆シールを個人番号に貼付して保管するなどが考えられる。医療保険の保険者番号及び被保険者等記号・番号が記録された本人確認書類を保管する必要が生じた場合についても、同様の措置を講ずる。

(2)　法定代理人による開示請求の場合

ア　開示請求を行う法定代理人に対し、法定代理人本人に係る本人確認書類の提示又は提出を求め、法定代理人本人であることを確認するとともに、法定代理人としての資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出を求め、開示請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人の資格を有することを確認する。

法定代理人証としての資格を証明する書類としては、戸籍抄本、成年後見登記の登記事項証明書、家庭裁判所の証明書(家事事件手続法(平成23年法律第52号)第47条)等が該当する。

なお、法定代理人としての資格を証明する書類は、その複写物は認められない。

イ　開示請求書、提示され又は提出された本人確認書類及び法定代理人としての資格を証明する書類に記載されている本人及び法定代理人のそれぞれの氏名及び住所又は居住が同一であることを確認する。

これらの書類に記載されている氏名及び住所又は居住が異なっている場合には、開示請求書に記載されている氏名及び住所又は居住と同一の氏名及び住所又は居住が記載されている別の本人確認書類の提示又は提出を求める。

ウ　開示請求を行う法定代理人に対し、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前に法定代理人としての資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を届け出なければならないことを教示する。また、当該開示請求に係る審査手続等を考慮し、提示され又は提出された書類等から、開示の実施が想定される日に法定代理人がその資格を喪失しているおそれがないかを確認する。

(3)　任意代理人による開示請求の場合

ア　開示請求を行う任意代理人に対し、任意代理人本人に係る本人確認書類の提示又は提出を求め、任意代理人本人であることを確認するとともに、任意代理人としての資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出を求め、開示請求に係る保有個人情報の本人(委任者)の任意代理人の資格を有することを確認する。

任意代理人としての資格を証明する書類として、委任状の提示又は提出を受ける場合には、その真正性を確認するために、委任者の実印を押印することとした上で印鑑証明登録書に添付を求める、又は委任者の運転免許証、個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の複写物の添付を求める。

これらの措置については、法令上の義務ではなく、委任状の真正性を確認するための運用上の措置であることに留意する。

なお、委任状は、その複写物は認められず、原則請求者本人の自筆による委任状(少なくとも氏名及び住所は自筆に限る。)でなければならない。

イ　開示請求書、提示され又は提出された本人確認書類及び任意代理人としての資格を証明する書類に記載されている本人及び任意代理人のそれぞれの氏名及び住所又は居住が同一であることを確認する。これらの書類に記載されている氏名及び住所又は居住が異なっている場合には、開示請求書に記載されている氏名及び住所又は居住と同一の氏名及び住所又は居住と同一の氏名及び住所又は居住が記載されている別の本人確認書類の提示又は提出を求める。

ウ　開示請求を行う任意代理人に対し、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前に、任意代理人としての資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を届け出なければならないことを教示する。また、当該開示請求に係る審査手続等を考慮し、提示され又は提出された書類等から開示の実施が想定される日に、任意代理人がその資格を喪失しているおそれがないかを確認する。

エ　任意代理人による開示請求が行われた場合は、任意代理人へのなりすましにより保有個人情報の本人の権利利益を損なうことがないよう、必要に応じ、開示請求に係る保有個人情報の本人に対し、開示請求を委任した事実について確認をする。

4　郵送による請求の取扱い

郵送による請求における本人確認及び代理権限の確認については、前2項に規定する書類又はその写しの提出を求めるとともに、電話等により本人確認を行うなどして十分慎重に取り扱うものとする。

5　死者の個人情報に係る開示請求の取扱い

法では、死者に関する情報については個人情報に該当しないため、開示請求の対象ともならないが、死者に関する情報が同時にその遺族等の生存する個人に関する情報でもある場合には、当該生存する個人を本人とする開示請求の対象となる。請求の対象である死者に関する情報が、生存する個人に関する情報に該当するか否かは、当該情報の内容と当該個人との関係などを個別に検討して判断する必要がある。

6　開示請求書の補正

(1)　受付時において、開示請求書に記入漏れ又は不鮮明、不明な記述等があった場合、請求者等に対しその場で補正を求める。なお、郵送等による開示請求において、明らかな誤字、脱字等の軽微な不備があった場合は、請求者等の了承を得たうえで、職員が補正をすることができる。

(2)　所管課は、提出された開示請求書に不備があった場合、請求者等に対し保有個人情報(開示・訂正・利用停止)請求書の補正通知書(様式第4号)により補正書(任意様式)の提出を求めるか、開示請求書の再提出を求める。ただし、実施機関名の補正については、開示請求書の収受後であっても電話等による請求者等の了承を得たうえで、職員が補正することができる。

7　開示請求書の受付

(1)　開示請求書は、保有個人情報の特定、記載事項の確認及び本人又は代理人であることの確認をした後、総合窓口で受け付けるものとする。

(2)　前号により開示請求書を受け付けたときは、総合窓口において、受付印を請求書の欄外に押印し、その写し及び保有個人情報の開示請求をされた方へ(様式第5号)を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　保有個人情報の開示は、開示等の決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行うことができないこと。

イ　保有個人情報の開示の可否決定は、請求書を受理した日から起算して30日以内に行い、結果は速やかに書面により請求者に通知されること。

ウ　やむを得ない理由により30日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を30日以内に限り延長することができる。その場合は、書面により請求者に通知すること。

エ　保有個人情報の開示を実施する場合の日時及び場所等は、開示の決定を通知する書面で指定すること。

オ　保有個人情報の開示を受けるに当たっては、保有個人情報開示決定通知書の提示及び本人又は代理人であることを証する書類(運転免許証、旅券等)の提示が必要となること。

カ　写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用を、またその写しの郵送を希望する場合は、郵送に要する費用も併せて請求者が負担するとともに、前納する必要があること。

キ　開示請求書の受付時に保有個人情報の特定ができなかったなどの場合においては、受付後に保有個人情報が不存在であることなど形式的要件の不備が判明したときは、開示の決定をすることができないので、請求が却下される場合があること。

8　処理簿の作成

総合窓口は、開示請求書を受け付けたときは、保有個人情報開示請求等処理簿(様式第6号)を作成するものとする。

9　受付後の開示請求の取扱い

総合窓口は、受け付けた開示請求書及び処理簿を直ちに所管課へ送付するとともに、それぞれの写しを保管するものとする。

第8　訂正の請求に係る事務(総合窓口・所管課)

訂正の請求に係る事務については、第7開示の請求に係る事務(開示請求のみに係る事項を除く。)に準じて処理するものとする。

1　訂正の請求書の受付

(1)　保有個人情報訂正請求書(規則様式第14号。以下「訂正請求書」という。)は、保有個人情報の特定、記載事項の確認及び本人又は代理人であることの確認をした後、総合受付で受け付けるものとする。

なお、訂正の請求に当たっては、訂正を求める内容が事実に合致することを明らかにする書類等の提出又は提示が必要であるため、請求者にその旨を説明し、当該書類等の提出又は提示を求めるものとする。提示を求めた場合は、原則として当該書類等の写しなどをとるものとする。

(2)　前号により訂正請求書を受け付けたときは、総合窓口において受付印を請求書の欄外に押印し、その写し及び保有個人情報の訂正の請求をされた方へ(様式第7号)を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　保有個人情報の訂正は、訂正を行うかどうかの決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行うことができないこと。

イ　保有個人情報の訂正を行うかどうかの決定は、訂正請求書を受理した日から起算して30日以内に行い、結果は速やかに書面により請求者に通知されること。

ウ　やむを得ない理由により30日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を30日以内に限り延長することができる。その場合は、書面により請求者に通知すること。

第9　利用停止の請求に係る事務(総合窓口・所管課)

利用停止(利用の停止又は消去及び提供の停止)の請求に係る事務については、第7開示の請求に係る事務(開示請求のみに係る事項を除く。)に準じて処理するものとする。

1　利用停止の請求書の受付

(1)　保有個人情報利用停止請求書(規則様式第22号。以下「利用停止請求書」という。)は、保有個人情報の特定、記載事項の確認及び本人又は代理人であることの確認をした後、総合窓口で受け付けるものとする。

なお、利用停止の請求に当たっては、当該請求に係る保有個人情報が法の規定に違反して利用されたことを証明する書類等の提出が必要であるため、請求者にその旨を説明し、当該書類等の提出を求めるものとする。

(2)　前号により利用停止請求書を受け付けたときは、総合窓口において受付印を請求書の欄外に押印し、その写し及び保有個人情報の利用停止の請求をされた方へ(様式第8号)を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　保有個人情報の利用停止は、利用停止を行うかどうかの決定に日数を要するため、原則として受付とは同時に行うことができないこと。

イ　保有個人情報の利用停止を行うかどうかの決定は、利用停止請求書を受理した日から起算して30日以内に行い、結果は速やかに書面により請求者に通知されること。

ウ　やむを得ない理由により30日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を30日以内に限り延長することができる。その場合は、書面により請求者に通知すること。

第10　開示の請求に対する決定に係る事務(所管課)

1　開示請求書の収受

(1)　開示請求書の収受等

所管課は、総合窓口から送付された開示請求書に課収受印を押印し、乙訓消防組合文書取扱規程(平成13年乙訓消防組合訓令第2号)に基づき収受する。

(2)　保有個人情報の不存在

ア　開示請求の受付時において、保有個人情報が存在しない場合には、請求者に十分説明し、不存在であることに理解を得られるように努めるものとする。

イ　開示請求の受付時に保有個人情報が特定できなかった場合において、受付後に存在しないことが明らかになった場合は、請求者に対し、速やかに開示請求を取り下げるよう要請すること。

ウ　保有個人情報が存在しないことを説明したにも関わらず、当該請求がなされた場合や、開示請求が取り下げられない場合には、当該請求者に開示・不開示が決定できない旨を、保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(規則様式第5号)により通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

2　保有個人情報の内容等の検討

所管課は、開示請求書を受け付けたときは、対象保有個人情報が法第78条第1項各号に規定する不開示事項に該当するかどうかを検討するものとする。また、法第80条の裁量的開示事由に該当するかどうかも検討するものとする。

3　開示等の決定期間

所管課は、総合窓口において開示請求があった日から30日以内に開示の決定をしなければならない。また、訂正及び利用停止についても30日以内にその決定をしなければならない。ただし、補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

4　決定期間の延長

所管課は、やむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、保有個人情報開示決定等期限延長通知書(規則様式第6号)により請求者に通知するものとする。

5　総合窓口との調整

所管課は、開示等の決定に当たっては、総合窓口と協議しなければならない。

6　第三者情報に係る意見聴取

対象保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合は、必要に応じて第三者に対する意見聴取を行うものとする。

7　開示等の決定の決裁

開示等の決定は、乙訓消防組合管理者事務決裁規程(平成13年乙訓消防組合訓令第3号)の定めるところにより、原則として所属長が専決し、重要なものについては消防長が専決処理する。なお、その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによる。

8　決定通知書の送付

(1)　所管課は、開示等の決定をしたときは、速やかに保有個人情報開示決定通知書(規則様式第3号)を作成し、請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総合窓口に送付するものとする。

なお、全部公開又は部分公開の場合であって、請求者と連絡を取り、公開日時を調整した際に請求者の了承を得たときは、当該決定通知書の送付を行わず、公開のための来庁の際に当該決定通知書を交付することができる。これは公開の際、当該決定通知書を提示する必要があり、当該決定通知書の送付・受領に要する時間を省略し、できる限り早く閲覧し、又は写しを受け取りたいという要望に対応するためである。

(2)　保有個人情報開示決定通知書(規則様式第3号)の郵送方法は、「特定記録郵便」とする。

9　存否応答拒否

開示請求に対して、保有個人情報そのものが存在しているか否かを応えるだけで、法第78条第1項各号の不開示事項の開示をした場合と同様の不利益が生ずるようなときは、保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(規則様式第5号)により、その保有個人情報の存否を明らかにしないで開示しない旨の決定をすることになるが、この場合も審査請求及び訴訟の提起をすることができるので、慎重に検討を行い、当該不開示決定通知書の理由欄にできるだけ具体的にその理由を記載する。

10　決定通知書送付後の取扱い

(1)　保有個人情報開示決定通知書(規則様式第3号)に記載した開示日(以下「開示予定日」という。)から概ね2週間が経過しても請求者等が閲覧若しくは受け取りに現れないとき、又は郵送等により写しを交付する場合で、納付書を送付した日から概ね1か月が経過しても費用の納付がないときは、総合窓口が請求者に連絡する。

(2)　前号の連絡を複数回にわたり行っても請求者等が現れないとき、又は請求者等と連絡がとれないときは、開示予定日から6か月が経過した時点で、当該開示請求に係る開示の拒否があったものとみなし、請求者等への連絡を終了する。

(3)　前号の期間を経過した後であっても、請求者等が開示を求めたときは、これに応じる。ただし、開示予定日から1年を経過したときは、当該開示請求に係る事務を終了する。

(4)　前号ただし書の期間を経過した後に、請求者等が開示を求めたときは、請求者等に対し、改めて開示請求をするように依頼する。

第11　第三者に関する情報の取扱い(所管課)

1　意見書提出の機会の付与等

意見聴取の手続は、次のとおりとする。なお、意見聴取を行うことにより第三者に開示・不開示の同意権を与えるものではなく、最終的な決定の判断については、実施機関が下すものである。

(1)　任意的意見聴取の手続

開示請求に係る保有個人情報に第三者(国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び請求者以外の者(個人か法人かを問わない。)をいう。以下この項及び次項から第4項までにおいて同じ。)に関する情報が含まれている場合は、所管課は、開示等の判断を慎重かつ公正に行うため、必要に応じて当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができる。

なお、第三者の範囲から、国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く趣旨は、これらのものに対しては、必要に応じて、任意に、適宜の方法により意見を求めれば足りることによる。

(2)　必要的意見聴取の手続

次のいずれかに該当するときは、開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部の開示決定に先立ち、所管課は、第三者に対し、書面により通知して意見書を提出する機会を与えなければならない。

ア　開示請求に係る第三者に関する情報が、人の生命、健康、生活又は財産を保護するために開示することが必要であると認められる情報に該当すると認められるとき。

イ　開示請求に係る第三者に関する情報を法第80条の裁量的開示の規定により開示しようとするとき。

2　意見聴取の方法

(1)　意見聴取は、第三者に対し、開示請求に係る当該第三者に関する情報の内容等を第三者意見照会書により通知し、意見のあるときは保有個人情報の開示決定等に関する意見書(規則様式第12号)を提出するよう求めることにより行う。なお、提出期限は、概ね1週間程度とする。

(2)　前項第1号の任意的意見聴取の場合で、第三者に関する情報の内容が軽微なときなどは、電話等により口頭で意見聴取を行うことができる。

3　第三者への決定通知

前号の規定により意見聴取を行い、第三者から開示に反対する意見書(以下この項において「反対意見書」という。)が提出された場合において、全部又は一部の開示決定を行うときは、開示決定日と開示実施日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。また所管課は、開示決定の決裁が終了した時点において直ちに、反対意見書を提出した第三者に対して、開示することを決定した旨及び理由並びに開示実施日を、開示決定通知を行った旨の反対意見書(規則様式第13号)への通知書により通知しなければならない。

第12　開示の実施(総合窓口・所管課)

1　開示の日時及び場所

保有個人情報の開示は、保有個人情報開示決定通知書(規則様式第3号)により、日時及び場所を指定して行うものとする。

2　開示の準備

所管課は、保有個人情報開示決定通知書(規則様式第3号)に記載された日時までに、対象保有個人情報、請求書等を総合窓口に搬入しておくものとする。なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写したものを開示する場合は、あらかじめ複写したものを準備しておくものとする。

3　請求者本人又は代理人の確認及び決定通知書の確認

所管課は、総合窓口に来庁した者に対して、請求者本人又は代理人であることを証明する書類(請求時の本人等確認書類)の提示等及び保有個人情報開示決定通知書(規則様式第3号)の提示を求めて、本人又は代理人であることを確認するものとする。

4　閲覧の実施等

(1)　閲覧の方法

閲覧とは、職員立会いのもと、請求者等が保有個人情報の件名又は内容に対応する公文書を見ることであり、請求者等は、書き写すことはできるが、撮影、録画等をすることはできない。原則として、原本を閲覧に供する。ただし、汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、複写に要する費用は、請求者に負担させないものとする。

また、電磁的記録については、印字装置で出力したもの等を閲覧に供する。なお、不開示情報が含まれている場合は、原則として当該不開示部分を取り外し、又は両面印刷等のため当該不開示部分を取り外すことができないときは、その部分を紙で覆う等により対応する。

(2)　閲覧の実施

所管課は、対象保有個人情報を提示し、請求者の求めに応じて、その保有個人情報の内容等について説明するものとする。なお、総合窓口の職員は、原則としてこの閲覧に立ち会うものとする。

5　保有個人情報の写しの交付

(1)　写しの作成及び交付の方法

写しの作成について、文書、図画又は写真は、原本を原寸のまま複写したもの(最大でA3サイズまでとし、拡大・縮小は行わないが、A3サイズを超える場合において、縮小しても開示請求の趣旨が損なわれないときは、A3サイズに縮小しても差し支えない。)を交付する。

なお、2枚以上の原本により1枚の写しを作成することは行わない。

(2)　開示の実施当日に写しの交付を求められた場合の取扱い

開示請求の時点では、開示の方法が閲覧のみであった場合で、開示の実施当日に写しの交付を希望されたときは、開示請求書の訂正を求めて、写しの交付を認めるものとする。なお、可能な限り即日の交付に努めるものとするが、不開示情報に係る処理の程度、対象となる保有個人情報の数量等により日数を要する場合は、その旨を説明したうえで請求者等と協議して交付日時を決める。また、交付した決定通知書は、閲覧での開示となっていることから、新たな請求書の提出と新たな決定通知書の交付が必要である。

6　部分開示の方法

保有個人情報の部分開示を行う場合における不開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。

(1)　開示部分と不開示部分とがページ単体で区分できるとき

不開示部分を取り外す。ただし、袋とじ印刷、両面印刷等取り外しができない場合は、開示部分のみ複写する。

(2)　開示部分と不開示部分とが同一ページに混在しているとき

不開示部分を紙で覆って複写するか、複写した文書の不開示部分を黒のマジックインキ等で塗りつぶし、透かしても見えないようにこれを再度複写する。

7　郵送による写しの交付

開示の実施方法は、情報公開制度に準じて行うものとされ、郵送による写しの交付も可能であるが個人情報の場合は開示を受ける者(本人又は代理人)の確認が必要なため、制度上は来庁のうえ総合窓口で交付することとなる。しかしながら、請求者等が遠方に在住する場合や、身体的状況の変化等が生じたときは、来庁に係る負担は相当なものになることが考えられる。

したがって、こうしたケースについては、名宛人本人に限り受領することができる本人限定受取郵便等により、写しを交付できるものとする。なお、当該送付に要する費用は、請求者等の負担とする。

第13　訂正及び利用停止の請求に対する決定に係る事務(所管課)

訂正及び利用停止(以下「訂正等」という。)の請求に対する決定等に係る事務は、第10開示の請求に対する決定に係る事務に準じて処理するものとする。

訂正等の請求に対する決定期間は、請求のあった日から30日以内である。また、決定通知書については、訂正の場合は保有個人情報訂正決定通知書(規則様式第15号)又は保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(規則様式第16号)を、利用停止の場合は、保有個人情報利用停止決定通知書(規則様式第23号)又は保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(規則様式第24号)を用いるものとする。

第14　訂正及び利用停止の実施(所管課)

1　訂正の実施

(1)　保有個人情報が事実に関して誤りがあり訂正の決定を行った場合は、法第65条の規定により、保有個人情報を正確なものに保つ必要があることから、遅滞なく訂正を行うものとする。

(2)　保有個人情報の訂正を行った場合は、必要に応じ関係課並びに提供先にその旨を連絡するものとする。

2　利用停止の実施

(1)　利用停止は、保有個人情報の内容に応じ、適切な方法により行うものとする。

なお、実施機関の長は、利用停止する旨の決定に係る起案文書に、利用停止に係る保有個人情報を添付し、利用停止を行った時期、理由等を明らかにする措置を講ずるものとする。

(2)　利用停止の請求に応じて、保有個人情報の利用停止を行ったときは、必要に応じ、関係課並びに当該保有個人情報の提供先に対してその旨を連絡するとともに、当該保有個人情報の返還又は利用停止を依頼するものとする。

第15　苦情の処理(総合窓口)

苦情の受付は、書面でも口頭でもよく、その形式は問わないが、総合窓口は迅速かつ適切に処理するものとする。

第16　費用徴収(総合窓口・所管課)

1　費用負担の額

開示請求に係る写しの作成及び送付に要する費用は、施行細則第3条第1項各号に掲げるとおりとする。

2　徴収の方法

費用の徴収は、あらかじめ総合窓口が作成した納入通知書を使用して、次のように行う。なお、写しの交付は、前納されていることの確認後に行う。

(1)　総合窓口で写しを交付する場合

総合窓口担当者が、請求者等が本人であることを確認したうえで納入通知書を手渡し、請求者等に対し費用を納入するよう求める。

(2)　郵送により写しを交付する場合

所管課は、決定通知書の送付時に、総合窓口が作成した納入通知書及び交付までの流れを記載した説明書きを同封し、請求者に対し指定する金融機関等で費用を納付するよう依頼する。なお、写しの交付については、総合窓口が送付する。

(3)　歳入科目

写しの作成及び送付に要する費用に係る収入は、一般会計の収入とし、歳入科目は次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

第17　審査請求があった場合の取扱い(総合窓口・所管課)

1　審査請求の方法

審査請求は行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条の規定により書面によることを要し、口頭では認められないので、口頭での不服申立てがあったときは、書面で行うよう指導するものとする。

2　審査請求書の受付及び送付

(1)　審査請求書の受付(総合窓口)

審査請求書は、処分を行った実施機関に対して提出されるものであるが、審査請求人の利便を考慮して、原則として、その実施機関の所管課が立会いのうえ総合窓口で受け付けるものとする。総合窓口では、行政不服審査法の規定により、次の要件について確認し、記載不備の場合には、補正又は訂正を求めたうえで審査請求書を受け付ける。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名又は名称、住所又は居所

(イ)　審査請求に係る処分の内容

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

イ　審査請求人の押印の有無

ウ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本・代表者又は管理人を選任したことを証する総会の会議録の写し、委任状等)

(2)　審査請求書の送付

総合窓口は、審査請求書を受け付けたときは、その写しを2部作成して1部を審査請求人に渡し、1部を保管して、直ちに原本を所管課へ送付するとともに、保有個人情報開示請求等審査請求処理簿(様式第9号)に必要事項を記載して、常に審査請求に係る事務処理経過を把握できるようにしておくものとする。

3　審査請求の審査等(所管課)

(1)　審査請求書の要件の審査

審査請求書を収受した所管課は、次の要件について審査を行う。

ア　審査請求期間(開示等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内)内の審査請求かどうか。

イ　審査請求適格の有無

(2)　審査請求書の補正

所管課は、審査請求書の内容に不備がある場合、その不備が補正できるものであるときは、保有個人情報開示等審査請求補正命令書(様式第10号)により相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

所管課は、審査請求者に審査請求適格のない場合、審査請求期間の経過等の審査請求である場合は、却下の裁決を行い、決定書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

4　審査会への諮問(総合窓口・所管課)

所管課は、審査請求を却下する場合を除き、諮問書を作成し、次に掲げる書類を添付して審査会の庶務を担当する総合窓口に提出することにより、審査会に諮問しなければならない。また、総合窓口は所管課と必要な協議、調整を行い、速やかに審査会に係る諮問事務を行うものとする。

(1)　審査請求書の写し

(2)　請求書の写し

(3)　決定通知書の写し

(4)　処理簿の写し

(5)　その他必要な書類(審査請求の対象となった保有個人情報の写し等)

5　諮問をした旨の通知(総合窓口)

総合窓口は、審査会に諮問をしたときは、次に掲げる者に対し、審査会への諮問通知書により、当該諮問をした旨を通知する。

(1)　審査請求人及び参加人

(2)　開示請求者又は訂正等請求者(これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3)　当該審査請求に係る保有個人情報の開示について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

6　審査会の意見聴取等への対応(所管課)

所管課は、審査会から不開示と決定した保有個人情報等必要な資料の提出を求められた場合、又は説明や意見を求められた場合は、これに応じなければならない。

7　審査会の答申(総合窓口)

総合窓口は、審査会から答申があった場合は、直ちに答申書を所管課に送付しなければならない。

8　審査請求に対する裁決(所管課)

(1)　所管課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重し、総合窓口と協議のうえ原則として2週間以内にその審査請求に対する裁決を行うものとする。

(2)　審査請求に対する裁決は、その実施機関の定めるところによるものとする。

(3)　審査請求に対する裁決を行った場合は、直ちに裁決書の謄本及び答申書の写しを審査請求人に送付するとともに、裁決書の写しを総合窓口に送付するものとする。

(4)　裁決書の謄本を審査請求人に送付する場合において、審査請求を容認して保有個人情報の全部又は一部の開示をするときは、それに応じた開示等の裁決を行い、その謄本と併せて裁決通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(5)　所管課は、第三者情報に係る意見聴取により、意見の聴取を行った第三者に関する情報が記録されている保有個人情報についての開示等の決定を変更することになった場合は、その旨を第三者に通知するものとする。

(6)　上記に係る送付については、特定記録郵便によるものとする。

第18　審議会への諮問(総合窓口・所管課)

1　審議会の庶務

審議会の庶務は、総合窓口が行うものとする。

2　審議会の意見聴取

法第69条に規定の、個人情報の利用、提供等に関する制限に対して例外的な取扱いを行う場合で、審議会の意見を聴くことが要件として定められているものは、所管課の長は総合窓口と協議したうえで、審議会に諮問するものとする。

第19　運用状況の公表(総合窓口)

(1)　総合窓口は、毎年度9月までに、各実施機関における前年度の個人情報保護制度の運用状況を取りまとめ、組合広報誌、ホームページ等に掲載することにより公表する。

(2)　前号の運用状況は、取りまとめ後に開かれる最初の審査会及び審議会において報告する。

第20　その他の実施機関

乙訓消防組合議会の個人情報の保護に係る取扱事務は、この要綱の例による。

附則