(趣旨)

第1条　乙訓消防組合(以下「組合」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令に定めるところによる。

(文書管理の基本)

第2条　事務は、原則として文書により処理しなければならない。

(定義)

第3条　この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(課長の職務)

第4条　課長は、常に当該課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱責任者及びファイル担当者)

第5条　課等に文書取扱責任者を置き、係長及び係長相当職以上の職員のうちから課長が指定する。

(文書取扱責任者及びファイル担当者の担任事務)

第6条　文書取扱責任者は、課長の命を受けて課における文書事務の適正な処理を図るため、次に掲げる事務を行う。

(電子文書取扱主任)

第6条の2　課等に電子文書取扱主任を置き、課の文書取扱責任者をもって充てる。

(文書事務の連絡調整)

第7条　文書主管課長は、必要のつど、文書取扱責任者を招集し、文書事務についての連絡調整を図るものとする。

(備付帳票)

第8条　文書管理担当係に次の帳票を置く。

(文書の種類)

第9条　本組合において取り扱う文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号番号)

第10条　収受文書及び発送文書には、当該文書の種類に応じて次に定めるところにより記号及び番号を付けるものとする。

(文書処理の年度)

第11条　文書処理の年度は、次に掲げるもののほか、4月1日から翌年3月31日までとする。

(文書処理表の記載)

第12条　文書は、文書処理表によりその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の受領及び配付)

第13条　到着した文書は、各課等において直接受領したものを除き、文書主管課において受領するものとする。

(文書の収受)

第14条　各課等の文書取扱責任者は、前条の規定により文書主管課から配付若しくは交付を受け、又は当該課等において直接受領した文書について収受したときは、自己の課等に属する文書であることを確認した上、文書の上部余白に課等収受印を押し、文書の右上部に文書処理カードを貼付するとともに文書処理表に所要の事項を記載し、上司の閲覧に供さなければならない。

(配付文書の事故処理)

第15条　職員は、事故により所管でない文書の配付があったことを確認したときは、当該文書を所管課へ速やかに到着させるための最善の手段を講じなければならない。

(文書処理の原則)

第16条　文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書処理の指示)

第17条　課長は、第14条の規定に基づく手続を終えた文書について処理の方針、担当、回答の要否、処理期日、必要により供覧先の課等を文書処理カードに記入し、担当係長に回付しなければならない。

(事案の処理)

第18条　事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。

(起案文書の作成)

第19条　起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。

(起案文書の審査)

第20条　起案文書は、次に掲げる事項について文書取扱責任者の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。ただし、第18条第2項各号に掲げる場合又はあらかじめ課長が指定する文書についてはこの限りでない。

(回議)

第21条　起案文書は、所管の係長から順次所属上司の承認を経て、決裁権限を有する者の決裁を受けなければならない。この場合において、当該起案文書については決裁権者欄の該当箇所に〇印を付し、決裁権の根拠を記入し、不要となる承認欄は斜線で抹消する。

(合議)

第22条　他の課等に関係のある文書は、主管の課の回議を終えた後、決裁権限を有する者の決裁を受けるまでに、乙訓消防組合管理者事務決裁規程(平成13年乙訓消防組合訓令第3号)及び乙訓消防組合消防長事務決裁規程(平成13年乙訓消防組合訓令第4号)の定めるところにより、その関係する課等に合議しなければならない。

(並列式合議及び会議式合議)

第23条　合議先の課等が多いとき又は内容の検討に時間を要するため必要と認めるときは、合議文書を複写し、同時に関係ある課等に配付して行う並列式合議をすることができる。

(合議の特例)

第24条　次の各号のいずれかに該当する文書は、総務課長に合議しなければならない。

(回議の緊急処理及び持回り)

第25条　起案文書で緊急を要するものは、決裁板の上部に「至急」を表示するものとする。

(決裁済文書の取扱い)

第26条　管理者、消防長及び次長による決裁文書は総務課において、課等による決裁文書は当該課等の担当係において、速やかに主管課に返付するものとする。

(毛筆浄書の依頼)

第27条　毛筆浄書をするときは、本組合で毛筆浄書できるものを除き外部発注するものとし、文書主管課長に依頼するものとする。

(毛筆浄書の審査)

第28条　文書主管課長は、前条の規定による依頼があった文書の毛筆浄書においては、次の事項について審査することができる。

(毛筆浄書に対する各課等の協力)

第29条　各課等は、毛筆浄書業務の円滑を期するため、毛筆浄書期間に余裕のあるよう留意しなければならない。

(公印)

第30条　発送を要する文書には乙訓消防組合公印規程(平成13年乙訓消防組合訓令第1号)の定めるところにより公印を押し、決裁文書と契印しなければならない。ただし、次に掲げるものは「公印省略」の記載をし、公印及び契印を省略することができる。

(電子署名)

第31条　前条の規定にかかわらず、電子文書により施行される文書は、同条各号に掲げる文書を除き、電子署名を付与しなければならない。

(施行日)

第32条　文書の施行日は公示令達文書にあっては、令達番号表又は指令番号表に登載した日、一般文書については次の各号に掲げるいずれかによるものとする。

(文書の発送)

第33条　文書の発送は、直接主管課で発送する。

(整理及び保管の原則)

第34条　文書は、系統的に整理、配列及び保管し、必要な文書が必要なときに、速やかに取り出せるようにしておかなければならない。

(保管文書の整理点検)

第35条　文書取扱責任者及びファイル担当者は、課等の文書の整理保管状況を常に点検し、文書の円滑な整理保管に努めるものとする。

(保管期間)

第36条　文書の保管期間は、文書が完結した日の属する年度の翌年度の末日までとする。ただし、文書の処理が暦年によるものは翌年の末日までとする。

(文書の完結日)

第37条　文書の完結日は、次に定めるところによる。

(文書の保管単位)

第38条　文書は、消防本部にあっては課又は分署を単位として保管する。ただし、警備1課、警備2課及び警備3課については、これら3課をもって1単位とする。

(文書の保管用具)

第39条　文書の保管用具は、原則としてA4のファイリングキャビネットとする。

(文書の整理及び保管)

第40条　完結文書及び未完結文書でその内容が既に処理されているものは、原則としてとじないでフォルダーに収納しなければならない。

(懸案文書の整理保管)

第41条　懸案文書は、個人ごとに懸案フォルダーによりファイリングキャビネットの所定の場所に収納し、常にその保管場所を明らかにしておかなければならない。

(ファイル基準表の作成等)

第42条　文書取扱責任者は、毎年保管文書の移換え時までにファイル基準表を作成しなければならない。

(保管文書の移換え)

第43条　文書の移換えは、毎年4月末日までに現年の保管文書を前年度文書の保管場所に移し換えなければならない。ただし、常用文書、貸出文書、資料及び年度内に完結しなかった文書については、移換えを行わないことができる。

(保存年限)

第44条　文書の保存年限は、永年、10年、5年及び1年の4区分とする。ただし、法令等に特別の定めがあるものは、その年限とする。

(保存年限の起算)

第45条　文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書の処理が暦年によるものは、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(引継ぎ等の方法)

第46条　各課長は、移換え後1年を経過した文書及び貸出文書でなお保存を必要とする文書を文書主管課長に引き継ぐものとする。

(引継ぎ文書の審査)

第47条　文書主管課長は、文書の引継ぎを受ける場合は、保存文書の保存年限その他保存方法の適否を審査し、不適当と認めるときは、保存年限の修正等必要な措置を求めることができる。

(保存文書の管理)

第48条　引継ぎを受けた保存文書は、書庫において文書主管課長が、適正に管理しなければならない。

(保存文書の借閲覧)

第49条　執務のため保存文書を借覧し、又は閲覧しようとするときは、保存文書借閲覧表により引継ぎをした文書にあっては、文書主管課長の承認を得なければならない。

(禁止事項)

第50条　保存文書は、これを抜き取り、取り替え、添削し、又は他に転貸してはならない。

(保存文書の廃棄)

第51条　保存期間が満了した文書は、毎年4月末日までに廃棄しなければならない。

(廃棄の方法)

第52条　文書は、裁断、溶解、焼却、消去する等その他適切な方法により不正使用の防止に留意のうえ、廃棄するものとする。

(電子メールの利用)

第53条　文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、庁内情報ネットワークで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第54条　前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は第30条の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第55条　前条の施行文書の相手方は、乙訓消防組合の機関又は電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関とする。

(施行)

第56条　電子メールを利用する施行文書は、その旨を件名等で明記して送信しなければならない。

(収受)

第57条　電子文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち電子文書取扱主任者が公文書と特定したものを必要に応じて速やかに紙に出力するものとする。

(文書の発表)

第58条　文書は、すべて上司の許可を得なければ、これを他人に示し、又はその写しを交付することができない。

(委任)

第59条　この訓令の施行に関し必要な事項は、文書主管課長が定める。