乙訓消防組合情報公開条例に定める情報の公開に関する事務の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この要綱の定めるところにより行う。

第2　定義

この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　条例　乙訓消防組合情報公開条例(平成13年乙訓消防組合条例第7号)をいう。

(2)　規則　乙訓消防組合情報公開条例施行規則(平成13年乙訓消防組合規則第5号)をいう。

(3)　所管課　公開請求された情報を保有する課(公開請求された情報が不存在の場合にあっては、情報が存在するとした場合において当該情報を所管すべき消防本部各課、各消防署。以下同じ。)をいう。

(4)　公開担当課　乙訓消防組合消防本部の組織に関する規則(平成13年乙訓消防組合規則第7号)に、情報公開に関することが事務分掌として掲げられている課をいう。

(5)　公文書　実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した条例第2条第2号に規定する「文書等」及び「磁気テープ等」であって、当該実施機関が現に管理しているものをいう。同号の規定は「情報」についての定義であり、請求者側からは「情報」の公開を求めることとなるが、実施機関側としては、それは実務的に「公文書」の公開となる。ただし、不存在又は存否応答拒否による非公開の場合は、実施機関側も「情報」の用語を使用して決定通知書を作成することとなる。

【公文書の範囲】

公文書の範囲としては、文書が作成され、又は取得して実際に業務で使われている現用文書の他に、日常の業務には直接利用されていないが業務の参考等として書庫に保存されている半現用文書までをいい、実施機関の組織で共用している「組織共用文書」と位置付けられる、具体的には、以下のものをいう。

［「組織共用文書」として考えられる例示］

①　決裁手続完了後の文書

②　収受・供覧文書

③　庁内の会議において提出された資料

④　庁内の組織間で事務説明用に提出された資料

⑤　所属長等への説明、検討に用いられた文書等で共用化された資料

⑥　審議会等の附属機関又は附属機関に準ずる機関に提出された資料

⑦　台帳、帳簿、統計表等

⑧　申請書、申込書、届出書、報告書等

⑨　会議等で受領した文書

⑩　情報処理システムで処理される電磁的記録

⑪　コンパクトディスクなどの電磁的記録媒体により乙訓消防組合に提出されたもの

従って、職員が起案の下書きをしている段階、会議の資料を作成している段階、職務の便宜のために備忘的に作成したメモや個人的に入手した資料は、その利用が個人の段階で留まる場合は対象とならない。

しかし、このような個人的なメモや資料であっても、起案文書などの公式文書に添えられている場合は、公的に管理されているものとして公開の対象になる。

［非公文書と考えられるもの］

条例の対象となる公文書には含まれないもの(非公文書)としては次のようなものがある。

①　一般に住民が容易に入手することができ、閲覧や乙訓消防組合のホームページ掲載のもの、図書館等での利用が可能なもの

②　公文書作成のための補助として用いて決裁手続終了後の公文書と重複する電磁的記録、正式情報の事故等に備え保存し補完、一時的に作成している情報である電磁的記録

第3　情報公開等への対応

住民等からの情報公開に関する問い合わせ、相談等に対しては、次の対応を基本とする。

1　対応の選択

公開担当課は、実施機関が保有する公文書に関する公開や提供に関する事務として来庁者の知りたい情報について、第1号から第5号までのいずれの方法で対応するのが最も適当かを所管課とともに判断しなければならない。

(1)　情報提供

公開請求によらず、従前から情報提供しているもの又は情報提供することが可能であるものについては、所管課で情報提供の方法により対応する。ただし、情報が複数の実施機関や所属に存在するときは、公開担当課が調整を行う。

(2)　他の制度との調整

他の法令等の規定により、閲覧若しくは縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合は、条例第13条に規定するとおり条例は適用しないので、その旨を説明し当該事務の所管課、実施機関等を案内する。

(3)　任意的公開

条例附則第2項の規定により、平成13年3月31日以前に作成し、又は取得した公文書であっても、公開の申出があった場合は任意による公開に努める。

(4)　個人情報保護条例による自己情報開示請求

請求者本人の情報が記載された公文書の公開請求については、乙訓消防組合個人情報保護条例(平成14年乙訓消防組合条例第1号)による自己情報開示請求ができる場合があるので、その説明をする。なお、公開請求の場合は、請求者本人の情報であっても、個人情報は原則、非公開となり、自己情報開示請求の場合は、不開示情報に該当する部分以外は原則、開示となる。

(5)　前各号のいずれにも該当しない場合の対応

前各号のいずれにも該当しない場合は、公開請求により対応する。

2　所管課での対応

所管課に直接情報公開に関する問い合わせ、相談等があった場合は、所管課は情報提供の対応ができる場合を除き、公開担当課への案内を行うなど適切な対応をしなければならない。

第4　情報公開の事務分担

所管課及び公開担当課が行う主な事務は、次のとおりとする。また、双方の課は、情報公開等の処理に関して相互に連携を図り、公正で適切な対応をしなければならない。

また、所管課及び公開担当課の事務処理の流れについては、情報公開請求等連絡票(様式第1号)を基本とする。

1　所管課が行う事務

所管課が行う主な事務は、次のとおりとする。

(1)　公開請求に係る情報の公文書の検索及び特定に関すること。

(2)　公開請求等の書類の収受に関すること。

(3)　国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び請求者以外の者への意見聴取及び公開等の決定の内容の通知に関すること。

(4)　公開請求に係る情報の公文書の公開等の決定及び通知に関すること。

(5)　公文書の公開の実施(公開の決定をした公文書の搬入、写しの作成及び送付、閲覧に際しての説明等)に関すること。

(6)　公開等の決定に対する審査請求に関すること。

(7)　所管課が保有する公文書の提供に関すること。

2　公開担当課が行う事務

公開担当課が行う主な事務は、次のとおりとする。

(1)　公文書の公開に係る相談及び案内に関すること。

(2)　公文書の公開に関する事務についての連絡調整に関すること。

(3)　全ての実施機関の公開請求の受付に関すること。

(4)　全ての実施機関の公開請求に係る公開の実施及び費用の徴収に関すること。

(5)　全ての実施機関の公開等の決定に対する審査請求の受付に関すること。

(6)　乙訓消防組合情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。

(7)　乙訓消防組合情報公開・個人情報保護運営審議会(以下「審議会」という。)の庶務に関すること。

(8)　条例の運用状況の公表に関すること。

(9)　その他情報公開制度の推進に関すること。

第5　公開請求の受付

公開請求の受付は、次に定めるところにより、請求者の知りたい情報の特定及び記載事項の確認をした後に行う。

なお、代理人が公開請求する場合(例えば、法人の顧問弁護士が公開請求する場合)は、代理人を請求者本人と考える場合があるが、法人が公開請求する場合で、請求書の提出、写しの受領等の実務を担当者が行うときは、担当者はあくまでも実務の担当で、請求者本人ではないこととなる。

1　公開請求の方法

(1)　公開請求は、請求者が、情報公開請求書(規則様式第1号。以下「請求書」という。)を公開担当課に提出して行う。ただし、身体等に障がいを有することなどにより請求者の依頼に基づき職員が代筆した場合その他特別な理由がある場合は、本人により請求書が提出されたものとみなし、請求を受け付ける。

(2)　郵送、ファクシミリ、電子メール添付による請求の場合は、必要事項が記載され、対象情報が特定できれば所定の様式でなくても受け付ける。ただし、電話又は口頭による請求は受け付けない。

(3)　請求書は、原則として情報1件につき1枚とする。ただし、同一人から同一の所管課に係る複数の対象情報についての公開請求があった場合は、請求書の「請求する情報の件名又は内容」欄に記載することができる範囲内で1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

(4)　未成年者による公開請求があった場合は、原則として単独での請求を認めるものとする。ただし、次のような場合は、親権者、法定代理人その他実施機関が認める者の同意が必要であることを当該未成年者に説明する。

ア　請求者が中学生以下であって、制度の趣旨、情報の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められる場合

イ　写しの交付に要する費用が多額になる場合

2　対象情報の特定

(1)　公開担当課は、公開請求があったときは、可能な限り、所管課の立会いの下で、請求者から公開請求に係る情報の公文書の特定に必要な事項を十分聴取し、対象となる公文書を検索・特定する。ただし、情報の存否について応答するだけで公開しない情報を公開することとなるときは、条例第7条の3の規定に基づき、当該情報の存否を明らかにしないで公開請求の拒否(以下「存否応答拒否」という。)をする。

(2)　所管課の職員の不在等により、公開請求に係る情報の公文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げたうえで、公開請求を受け付ける。

(3)　対象情報を特定する段階でその不存在が明らかで、かつ、対象情報が存否応答拒否すべきものでない場合は、請求者に対し、公開請求をしても、不存在による非公開決定を行うこととなる旨を説明し、理解を求める。この場合において、他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能であれば、その旨を説明し、適切な対応を行う。

3　大量請求の取扱い

大量の公文書の公開請求は、一概に不適正な請求とはいえないが、事務処理に膨大な日数を必要とする場合は、請求を受け付ける前段階でも請求者に大量請求をしなければならない必要性を確認する。そのことに伴い事務執行上の支障を説明し、抽出する範囲の限定や絞り込みなどを依頼するとともに、条例第4条で定める利用者の責務を伝え、請求権の乱用や不適正使用については指導し、適正な請求をしてもらうよう依頼する。

［「請求権の濫用や不適正な使用」の指導基準］

①　明らかに営利目的で大量の公文書を反復継続して請求し、情報公開の窓口を独占する場合

②　犯罪等社会的障害をもたらすことに利用することが明らかである場合

③　第三者の利益を不当に侵害することが明らかである場合

④　業務に著しい支障が生じる場合

ア　内容が包括的であるために、実質的に公文書が特定されていない請求であり、特定するように協力を求めても正当な理由なく応じない場合

イ　対象の公文書は特定されているとみられるものの、その量が膨大で請求範囲の限定や絞り込み等の協力を求めても正当な理由なく応じない場合

⑤　制度の趣旨や目的から大きく逸脱している場合

ア　実施機関の事務遂行能力を著しく妨害させることを主たる目的として、請求していることが客観的に明らかな場合

イ　請求の内容から、特定の組織や職員を誹謗、中傷及び攻撃することを主たる目的として、請求していることが客観的に明らかな場合

ウ　正当な理由なく、公開請求した対象公文書の交付を受けずに請求を繰り返す場合や、同一公文書を繰り返し請求する場合

エ　その他社会通念上妥当と認められる範囲を超えている場合

4　請求書の記載事項の確認

公開担当課は、請求書を受け付けるときは、請求書の各項目について、次のことに留意して記載内容を確認する。

(1)　年月日

請求書の提出日が記載されていること。なお、郵送等による公開請求の場合は、公開担当課に送達された日と異なっていても差し支えない。

(2)　請求先(実施機関名)

条例第2条第1号に掲げるいずれかの実施機関名が記載されていること。なお、「請求する情報の件名又は内容」が複数の実施機関に該当する場合は、該当する実施機関の全てを記載するか、実施機関ごとに請求書を作成し、提出する必要がある。

(3)　請求者

ア　通知書の送付及び連絡調整のために正確に記載されていること。

イ　押印の必要はないこと。

ウ　法人等からの請求にあっては、「住所」欄は主たる事務所の所在地、「氏名」欄には法人等の名称及び代表者の氏名が記載されていること。また、「請求者」欄の余白部に括弧書きで担当者の所属、氏名及び電話番号の記載を求めること。

エ　「電話番号」欄は、自宅、勤務先等昼間時に容易に連絡がとれる電話番号が記載されていること。

(4)　請求する情報の件名又は内容

請求に最も適応する公文書を把握する必要があるから、この「請求する情報の件名又は内容」欄は情報を特定し得る程度の具体的な内容が記載されていること。なお、立ち会った所管課の職員は、請求者の請求される意図や希望に沿うように適宜補足等の助言を行う。

(5)　情報の公開の方法

ア　「閲覧」又は「写しの交付」のうち、希望する方法の□にレがあること。なお、閲覧した後、必要な部分の写しの交付を希望する場合は、新たな公開請求となる。例えば、公文書の中に会社の印影が含まれている場合、その印影については、「閲覧」のときは原則、公開となるが、「写しの交付」のときは原則、非公開となることから、同一の請求で処理しないこととしている。

イ　郵送で写しの交付を希望する場合は、「郵送等を希望」の□にレがあること。

5　請求書の受付

公開担当課は、処理欄の各項目について、次のことに留意して必要事項を記入する。

(1)　備考欄

請求者から確認した事項(内容の補足事項)その他事務処理上の参考事項について記入する。

(2)　受付印欄

ア　公開担当課の受付印を欄外に押し、枠内に受付番号(年度及び通し番号とする。例：2―1)を記入する。

イ　通し番号は、請求書1枚につき1つの番号をとる。

6　収受前の請求書の補正

(1)　公開担当課又は所管課は、受付時において、請求書に記入漏れ又は不鮮明、不明な記述等があった場合、請求者に対しその場で補正を求める。

(2)　郵送等により提出された請求書の収受前の場合で、その内容が大幅で根幹的な事項で直ちに補正を求めることができない場合は、速やかに請求者に電話等でその箇所を補正するよう指示したうえで請求書を返送する。ただし、請求者が新たに請求書を送付するときは、請求書を返送する必要はなく、請求者の了承を得たうえで、請求書を破棄する。

(3)　郵送等による公開請求において、請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等の軽微な不備については、請求者の了承を得たうえで、職員が補正することができる。実施機関名の補正も同様とする。

7　受付時の説明

公開担当課で請求書を受け付けるときは、請求書の欄外に受付印を押印するとともに、請求書の写し及び情報公開を請求された方へ(様式第2号)を請求者に交付するものとする。そのうえで、次の事項について説明する。

(1)　公文書の公開は、受付とは同時に行うことはできず、対象公文書の公開等の決定は、請求書を受け付けた日から起算して15日以内に行い、請求者に通知すること。

補正を求めて請求書を一旦返却(受付を保留)した時点では、受付(収受)をしていないので、再度、提出があり、公開担当課が受付をした期日から期間を計算する。なお、一旦受付(収受)をして、補正を求めて補正があった場合は、当初の受付(収受)をした期日から期間を計算することとなり、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しないこととなる。

(2)　公開請求に係る公文書が著しく大量である場合など、事務処理上の困難その他正当な理由があり、15日以内に決定を行うことができないときは、決定期間を延長することができること(15日のほか45日以内)。その場合は、書面により請求者に通知すること。

(3)　公文書の公開を実施する場合の日時及び場所は、あらかじめ公開担当課が請求者と電話等で連絡調整を行い、決定すること。

(4)　公文書の写しの交付を希望する場合は、作成に要する費用が必要となり、その写しの送付を希望する場合は、送付に要する費用も合わせて前納する必要があること。

8　請求書等の所管課への送付

公開担当課は、公開請求を受け付けたときは、請求書及び請求者等から提出のあった関係書類の写しを取り、作成した情報公開請求等連絡票(様式第7号)を添えて、原本を所管課に送付し、所管課において、乙訓消防組合文書取扱規程に基づき収受する。

9　公開請求の取下げ

請求書の収受後に、請求者が公開請求の取下げを申し出た場合は、当該公開請求に係る事務を中断し、情報公開請求の取下げについて(様式第3号。以下この項及び第6(公開請求に対する決定等)第1項において「請求取下げ用紙」という。)を速やかに提出するよう求める。請求取下げ用紙の提出をもって、当該公開請求に係る事務を終了する。

ただし、取下げの申出の意思表示があったときから3か月以上経っても、請求取下げ用紙が提出されないときは、請求取下げ用紙が提出されたものとみなす。

第6　公開請求に対する決定等

公開請求に対する決定等の事務は、所管課が次により行う。なお、決定等に当たり条例の解釈に疑義が生じた場合等は、公開担当課に協議・相談する。

1　請求書の収受

(1)　請求書の収受と事務

所管課は、公開担当課から送付された請求書に収受印を押し、乙訓消防組合文書取扱規程に基づき収受する。

(2)　情報不存在の場合の事務

ア　請求書の写しの収受後に、当該公開請求に係る情報が存在しないことが判明した場合、所管課は、不存在の処理を行うか、又は請求者に対し不存在の旨を連絡して公開請求の取下げをするかどうかを確認する。なお、受付時において、不存在の場合は連絡することとしていた場合は、速やかに連絡する。

イ　請求者が請求を取り下げる場合、所管課は、請求取下げ用紙の提出を求める。また、請求の趣旨に沿った情報の提供が可能であれば、その旨を伝え、請求者の利便を図るよう努める。

ウ　請求者に連絡をしない場合又は請求者が取下げをしない場合、所管課は不存在の処理を行う。

2　収受後の請求書の補正

所管課は、提出された請求書に不備があった場合や、公文書を特定できないなどの理由で、大規模な変更、訂正等の補正が必要である場合は、請求者に対し、情報公開請求書の補正通知書(様式第4号)により補正書(任意様式)の提出を求めるか、請求書の再提出を求める。ただし、実施機関名の補正については、収受後であっても電話等による請求者の了承を得たうえで、職員が補正することができる。

3　対象情報の内容の検討と裁量的公開

所管課は、公開請求に係る公文書を特定したうえで、対象情報が条例第6条各号に規定する非公開事項に該当するかどうか、また、条例第7条の2の裁量的公開事由に該当するかどうかも参考に検討するものとする。

【裁量的公開】

公開請求に係る公文書に非公開情報が記録されている場合には、条例第6条及び第7条の規定により非公開の部分を公開しないが、個々の事例における特殊な事情によっては、非公開情報の規定により保護される権利利益に優越する公益上の理由がある場合に、実施機関の判断により裁量的に公開する余地を与えるものである。

具体的には、条例第6条の全ての号に記載されている非公開にできる情報の内容に該当する場合においてもなお、比較衡量して、例外的により広い社会的、公共的な利益を保護する特別の必要があるものを指す。

4　公開の決定期間と延長

(1)　公開の可否決定は、請求書を受け付けた日(公開担当課が受け付けた日をいう。以下同じ。)から起算して15日以内に行う。ただし、補正に要した日数は、当該期間に算入しない。また、次に掲げる場合におけるそれぞれに定める日数は、当該期間(補正に要した日数がある場合は、当該日数を算入しないこととした期間をいう。以下この号において同じ。)に算入しない。

ア　当該期間に国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日(祝日の休日)が3日以上含まれる場合　当該期間に含まれる祝日の休日の日数

イ　当該期間に12月29日から翌年の1月3日までの日が含まれる場合　6日

この号の期間不算入の規定は、次号の決定期間延長の規定とは異なるものなので、請求者に対し、同号の決定期間延長についての通知はせず、受付時に口頭で説明するものとする。

(2)　事務処理上の困難(公文書が大量である場合、複数の所管課にまたがる場合等)その他正当な理由により決定期間を延長する場合には、決定期間延長通知書(規則様式第5号)により請求者に通知する。延長後の決定期間(前号の補正に要した日数や同号ア・イの日数を算入しないこととした期間)は、60日以内で設定する。なお、事務処理上必要最小限の延長にする。

(3)　決定期間を延長する場合には、所管課は公開担当課と協議し、請求書を受け付けた日から起算して15日以内に決定期間延長通知書を発送しなければならない。その際、決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、事務処理上困難な理由などを具体的に記載する。なお、当該決定期間延長通知書の写しを公開担当課に送付する。

5　公開決定等の種類と作成

公開決定等の内容は、第1号から第5号までの区分に基づき、表の記載事項に留意のうえ作成する。

(1)　全部公開

公開請求に係る公文書に非公開事項に該当する情報が記録されていないときは、公文書の全部を公開する決定を行い、情報公開決定通知書(規則様式第2号)により請求者に通知する。

(2)　部分公開

公開請求に係る公文書の一部に非公開に該当する事項が記録されている場合は、公文書の一部を公開する決定を行い、部分公開決定通知書(規則様式第3号)により請求者に通知する。

(3)　非公開

公開請求に係る公文書に非公開情報に該当する情報が記録されており、かつ、部分公開も行うことができないときは、公文書の全部を公開しない決定を行い、非公開決定通知書(規則様式第4号)により請求者に通知する。

(4)　情報の不存在

公開請求に係る情報が存在しない場合において、公開請求の取下げがないときは、情報不存在による非公開決定通知書(規則様式第4号の2)により請求者に通知する。

なお、存在しない例として、不作成や未取得、公文書保存年限の到達による廃棄等で公開請求に係る情報の公文書そのものが存在しない場合や条例で定義する情報に該当しない場合などがある。

(5)　存否応答拒否

条例第7条の3の規定に基づき、公開請求に係る情報の存否を明らかにしないで当該公開請求を拒否する場合は、請求者に対し情報存否応答拒否による非公開決定通知書(規則様式第4号の3)によりその旨を通知する。なお、存否応答拒否による非公開決定に対しては、審査請求又は訴訟の提起をすることができるので、慎重に検討し、決定のうえ、当該情報存否応答拒否による非公開決定通知書に、請求を拒否する理由を記載する。

6　公開等の決定

(1)　決定の決裁

公開等の決定の決裁は、乙訓消防組合管理者事務決裁規定の定めるところにより、原則として所属長が専決処理し、重要なものについては消防長が専決処理する。なお、他の実施機関にあっては、当該機関の定めるところによる。

(2)　公開日時の設定

公開の日時は、原則として決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内とし、公開担当課は、あらかじめ請求者と電話等で十分連絡を取り、請求者の都合の良い時間帯を設定する。

ただし、請求内容が複数の所管課にまたがる場合は、公開担当課が日時を設定し、各所管課に日時を通知する。

7　決定通知書の送付

(1)　所管課は、公開等の決定をしたときは、速やかに決定通知書を公開担当課に送付し(送付前に必ず決定通知書原本を複写しておくこと。)、その写しを公開担当課に送付する。ただし、請求内容が複数の所管課にまたがる場合は、公開担当課が各所管課の決定通知書をとりまとめて送付する。

なお、全部公開又は部分公開の場合であって、請求者と連絡を取り公開の日時を調整した際に請求者の了承を得たときは、決定通知書の送付を行わず、公開のための来庁の際に決定通知書を交付することができる。これは、公開の際、決定通知書を提示する必要があり、決定通知書の送付・受領に要する時間を省略し、できる限り早く閲覧し、又は写しを受け取りたいという要望に対応するためである。

(2)　決定通知書の送付方法は「普通郵便」によるものとする。

8　過去に公開実績のある公文書の取扱い

所管課は、請求対象情報が過去に公開した公文書と同一であるときは、請求者が異なっても、速やかに公文書の公開をするよう努める。

9　決定通知書送付後の取扱い

(1)　決定通知書の送付後、決定通知書の設定日時から概ね2週間が経過しても請求者が公開公文書の閲覧や受取りに現れないとき、また、郵送による写しの交付の場合にあっては、公開決定日から概ね1か月が経過しても写しの作成費用等の納付がないときは、公開担当課が請求者に連絡する。

(2)　数度の連絡にもかかわらず、公開公文書の写しを取りに来ない場合や連絡が一切とれない場合は、公開決定日から6か月が経過した時点で写しの交付等の拒否があったものとみなし、請求者への連絡を終了するものとする。

(3)　閲覧等の拒否があったとみなした場合でも、公開公文書の写しは公開担当課で保管し、請求者から閲覧等を求める連絡があったときは、写しの交付等に応じる。ただし、公開決定の日から1年を経過した場合は、当該公開請求に係る事務を終了する。

(4)　前号ただし書の規定により当該公開請求に係る事務を終了した場合で、請求者がなお写しの交付等を求めるときは、請求者は再度公開請求を行う必要がある。

第7　第三者に関する情報の取扱い

1　意見書提出の機会の付与等

意見聴取の手続は、次のとおりとする。なお、意見聴取を行うことにより、第三者に公開・非公開の同意権を与えるものではなく、最終的な決定の判断については実施機関が下すものである。

(1)　任意的意見聴取の手続

対象情報に第三者(国、独立行政法人等、地方公共団体(乙訓消防組合を含む。)、地方独立行政法人及び請求者以外の者(個人か法人かを問わない。)をいう。以下この項及び次項から第4項までにおいて同じ。)に関する情報が含まれている場合は、所管課は、公開等の判断を慎重かつ公正に行うため、必要に応じて当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができる。

なお、第三者の範囲から、国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人を除く趣旨は、これらのものに対しては、必要に応じて、任意に、適宜の方法により意見を求めれば足りることによる。

(2)　必要的意見聴取の手続

次のいずれかに該当するときは、公開請求に係る情報の全部又は一部の公開決定に先立ち、所管課は、第三者に対し、書面により通知して意見書を提出する機会を与えなければならない。

ア　公開請求に係る第三者に関する情報が、人の生命、健康、生活又は財産を保護するために公開することが必要であると認められる情報に該当すると認められるとき。

イ　公開請求に係る第三者に関する情報を条例第7条の2の裁量的公開の規定により公開しようとするとき。

2　意見聴取の方法

(1)　意見聴取は、第三者に対し、公開請求に係る当該第三者に関する情報の内容等を意見書提出機会付与通知書(規則様式第5号の2)により通知し、意見のあるときは情報公開に係る意見書(意見書提出機会付与通知書別紙)を提出するよう求めることにより行う。なお、提出期限は、概ね1週間以内とする。

(2)　前項第1号の任意的意見聴取の場合で、第三者に関する情報の内容が軽微なときなどは、電話等により口頭で意見聴取を行うことができる。当該第三者が、意見書の提出を希望するときは、情報公開に係る意見書の提出を求め、希望しないときは、情報公開に係る第三者意見聴取書(様式第5号)を作成する。

3　第三者への決定通知

前項の規定により意見聴取を行い、第三者から公開に反対する意見書(以下この項において「反対意見書」という。)が提出された場合において、全部又は一部の公開決定を行うときは、公開決定日と公開実施日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。また、所管課は、公開決定の決裁が終了した時点において直ちに、反対意見書を提出した第三者に公開することを決定した旨及び理由並びに公開実施日を情報の公開決定に係る通知書(規則様式第5号の3)により通知しなければならない。これは、当該第三者の審査請求等の機会を確保するためである。

なお、反対意見書を提出していない第三者には、この通知を行う義務はないが、電話等による口頭での意見聴取において公開に反対している第三者に対しては、同様の通知をすることが望ましい。

4　第三者からの審査請求を棄却する場合等の通知

次の裁決をする場合は、裁決の日と公開実施日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。また、所管課は、裁決後直ちに、当該第三者に公開することを決定した旨及び理由並びに公開実施日を審査請求に係る情報の公開決定に係る通知書(規則様式第7号)により通知しなければならない。これは、当該第三者が取消訴訟等を提起する機会を保障するためである。

ア　公開決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決

イ　審査請求に係る非公開決定、部分公開決定等を変更し、情報を公開する旨の裁決(第三者である参加人が当該情報の公開に反対の意思を表示している場合に限る。)

第8　情報公開の実施

1　公開の準備

(1)　閲覧による場合、所管課は、公開予定日の前日までに、当該公開請求に係る対象公文書を閲覧に供せるよう準備する。

(2)　写しの交付による場合、所管課は、公開予定日の2日前までに、対象公文書の写しを公開担当課に送致する。

2　公開の日時及び場所

情報公開の実施は、決定通知書に記載した日時及び場所において行う。請求者がやむを得ない理由により指定された日時に来庁できなくなった場合は、公開担当課が請求者と調整のうえ別の日時を指定する。この場合においては、改めて決定通知書を送付することは必要とせず、公開担当課は、変更した日時を関係する文書に付記するとともに、その旨を所管課に報告する。

なお、明確に日時を指定できないときは、「○月○日○時以降」等の表現も可とする。

3　決定通知書の確認

情報公開の実施に当たっては、公開窓口に来庁した者に対し、決定通知書の提示を求め、確認を行うものとする。ただし、決定通知書の送付・受領・持参と順を追って進めると情報公開までに時間がかかることから、公開担当課は請求者と調整して、来庁時に決定通知書を交付し、情報公開を行うこととしても構わない。この場合においては、来庁した者が、決定通知書を渡すべき者であることを十分確認する必要がある。

4　閲覧への対応

(1)　閲覧の実施

公開担当課は、公開請求に係る情報を閲覧に供し、所管課は、請求者の求めに応じ当該情報の内容等について説明する。なお、非公開情報が含まれている場合は、原則として当該非公開部分を取り外し、又は袋とじ、両面印刷等のため当該非公開部分を取り外すことができないときは、その部分を紙で覆う等により対応する。

(2)　閲覧の方法

閲覧とは、職員立会いの下、請求者が情報の件名又は内容に対応する公文書を見ることであり、請求者は、書き写すことはできるが、撮影、録画等をすることはできない。

ア　文書、図画、写真

文書、図画又は写真は、原則として原本を閲覧に供する。ただし、汚損等のおそれがある等の理由により原本を閲覧に供することができない場合は、複写したものを閲覧に供する。この場合において、複写に要する費用は、請求者に負担させない。

イ　フィルム、スライド、マイクロフィルム

フィルム、スライドは、原本又はこれを印画紙等に印画したものを閲覧に供する。マイクロフィルムは、原則、用紙に印刷したものを閲覧に供することとするが、必要に応じて、専用機器により映写したものを視聴に供することも可とする。

ウ　録音テープ、ビデオテープ

録音テープ、ビデオテープの類は、原則として、必要な部分を用紙に印刷したものを閲覧に供すること(録音テープは、必要な部分を筆記したものとする。)とするが、必要に応じて、専用機器により再生したものを視聴に供することも可とする。

エ　磁気ディスク等

磁気ディスクのデータ等の電磁的記録の類は、原則、用紙に出力したものを閲覧に供することとするが、専用機器により再生したものを視聴に供することも可とする。

5　公文書の写しの交付

(1)　公文書の写しの作成

ア　文書、図画又は写真は原本を原寸のまま複写したもの(最大でA3サイズまでとし、拡大・縮小は行わない。)を、フィルム、スライドはこれを印画紙等に印画したものを、マイクロフィルムはこれを用紙に印刷したものを、磁気ディスクのデータ等電磁的記録はこれを用紙に出力したものを交付する。

なお、2枚以上の原本により1枚の写しを作成することは行わない。

イ　情報の写しは、所管課が全て片面印刷で作成する。

(2)　交付の手順

ア　公開担当課は、交付するものの全て複写した者を控えとして保管する。なお、控えとして保管するための複写は、縮小や両面印刷も差し支えない。

イ　交付は、費用が納付されたことを確認したうえで、原則として公開担当課の窓口において行う。

ウ　請求者が、閲覧の実施時に写しの交付を求めた場合は、可能な限り即日の交付に努めるものとするが、非公開情報に係る処理の程度、対象となる情報の数量等により日数を要する場合は、その旨を説明したうえで、請求者と協議して交付日時を決める。

なお、これは新たな公開請求となる。「閲覧」のときは公開となる部分が「写しの交付」のときは非公開となる部分になる場合があり得るので、同一の請求で処理しないこととしている。また、交付した決定通知書は閲覧での公開となっていることから、新たな請求書の提出と新たな決定通知書の交付が必要である。

(3)　交付の方法

交付の方法は、原則、請求者が持参した決定通知書原本を提示してもらい公開担当課の窓口で行うが、交付に係る費用の納付を確認して写しを交付する。なお、郵送等による交付を希望された場合、送付方法は「普通郵便」とし、その費用は請求者負担とする。

(4)　代理者(受任者)への交付

代理者(受任者)への交付は、請求者に交付した決定通知書を持参されていた場合は可能である。しかし、決定通知書を持参していない者への交付は、請求者(代理人による公開請求の場合にあっては、代理人)本人の自筆による委任状がない限り、請求者との関係の聴取や請求者(代理人による公開請求の場合にあっては、代理人)本人への確認を慎重に行った後に交付するとともに、実際の交付者の氏名、連絡先等を記録しておく。その際、受任者本人であることを証する書類の提出又は提示を求めることが望ましい。

6　部分公開の方法

公文書の部分公開を行う場合における非公開部分の分離及び公開の方法は、原則として次のとおりとする。なお、閲覧の場合は、複写したものの閲覧又は原本の閲覧となる。

(1)　公開部分と非公開部分とがページ単位で区分できるときは、非公開部分を取り外して複写する。なお、袋とじ、両面印刷等により取り外すことができないときは、公開部分のみを複写する。

(2)　公開部分と非公開部分とが同一ページに混在しているときは、次のいずれかにより取り扱う。

ア　非公開部分を紙で覆って複写する。

イ　全てを複写した後に非公開部分を黒のマジックインキ等で塗りつぶし、透かしても見えないようにこれを再度複写する。

第9　費用徴収

1　公開請求に係る費用

公開請求に係る写しの作成及び送付に要する費用は、規則第5条第1項各号に掲げるとおりとする。

2　徴収の方法

公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に当たっては、あらかじめ公開担当課の職員が公文書の写しの枚数を確認して納入通知書を用意しておく。なお、写しの交付は、前納されていることの確認後に行う。

(1)　窓口交付の場合

請求者が窓口で決定通知書を提示し、公開担当課が請求者本人を確認したうえで、納入通知書を手渡し、請求者等に対し、費用を納付するよう求める。

(2)　郵送交付の場合

所管課が、決定通知書の送付時に、公開担当課が作成した納入通知書及び交付までの流れを記載した説明書きを同封し、請求者に対し、指定する金融機関等で費用を納付するよう依頼する。なお、所管課と公開担当課との協議によっては、公開担当課が送付する場合がある。

(3)　歳入科目

公文書の写しの作成及び送付に要する費用は、一般会計の収入とし歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

第10　公開請求完了の事務処理

公開担当課は、公開請求に係る事務が終了したときは、情報公開請求等処理簿(様式第6号)に、請求から決定までの処理内容等について記載する。

第11　審査請求への対応

審査請求事務は、次に従って行う。なお、条例第11条の2の規定により、審理員による審理手続は行われないこと、条例第12条第1項の規定により、裁決に係る諮問は審査会に対して行うこと等に留意する。

1　審査請求の受付

(1)　審査請求に係る事務

公開決定等又は不作為(請求に対して何らの処分をもしないこと)に対する審査請求は、当該公開決定等の処分を行った実施機関又は不作為に係る処分についての公開請求を受けた実施機関に対してなされ、原処分に係る事務を行った所管課が処分庁(不作為の場合にあっては、不作為庁。第3号において同じ。)としての事務を処理する。

(2)　審査請求の方法

審査請求は、基本的に、行政不服審査法第19条の規定により審査請求書を提出して行うものであることから、口頭による請求があったときは、審査請求人に対し、その旨を説明する。

(3)　審査請求書の受付

審査請求は、所管課立会いのうえ公開担当課が受け付け、審査請求書の原本は、直ちに処分庁である所管課に送付し、その写しを公開担当課の控えとする。なお、公開担当課は、審査請求を受け付けたときは、情報公開審査請求処理簿(様式第7号)に必要事項を記載し、その後の処理経過の把握に努める。なお、所管課が審査請求を直接受け付けたときは、この号以下の事務手続について、公開担当課と調整するものとする。

(4)　審査請求書の収受

所管課は、公開担当課から送付された審査請求書を収受する。なお、実施機関内に審査庁事務を担当する課(以下「審査事務担当課」という。)が置かれる場合は、所管課は、収受した審査請求書を審査事務担当課に送付し、審査事務担当課においてこれを収受する。

(5)　審査請求書の記載事項等の確認

処分又は不作為についての審査請求書には、行政不服審査法第19条及び行政不服審査法施行令(平成27年政令第391号)第4条の規定により、次に掲げる事項の記載等が必要とされ、これらの記載等に不備がある場合は、補正を求めたうえで受け付ける。

ア　処分についての審査請求書の記載事項

(ア)　審査請求の年月日

(イ)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(ウ)　審査請求に係る処分の内容

(エ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(オ)　審査請求の趣旨及び理由

(カ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(キ)　代理人によって審査請求をする場合には、代理人の氏名及び住所又は居所

イ　不作為についての審査請求書の記載事項

(ア)　審査請求の年月日

(イ)　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

(ウ)　当該不作為に係る処分についての申請の内容及び年月日

(エ)　審査請求の趣旨

ウ　代理人によって審査請求をする場合にあっては、代理人の資格を証する書面(委任状等)の添付

2　不適法な審査請求

条例第12条第1項第1号の「審査請求が不適法であり、却下する場合」は、次の場合をいう。

(1)　審査請求の対象となる処分又は不作為の事実が存在しない場合

(2)　審査請求が、当事者能力又は審査請求人適格を欠く者から行われた場合

(3)　審査請求が、権限を有しない行政庁に対して行われた場合

(4)　審査請求が、行政不服審査法第18条に規定する審査請求期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月を経過後に行われた場合(3か月以内であっても処分があった日の翌日から起算して1年を経過後に行われた場合)又は不作為についての審査請求が当該不作為に係る処分についての申請から相当の期間が経過しないでされたものである場合

(5)　審査請求書の記載事項に不備があり、相当の期間を定めて補正を命じても審査請求人が補正しない場合

(6)　その他行政不服審査法に定める方式によらない場合(電話による審査請求等)

3　審査請求書の審査

(1)　審査請求書の要件の審査

所管課又は審査事務担当課(以下これらを「審査担当課」という。)は、審査請求書を収受したときは、第1項第5号に示すもののほか、次の要件について審査を行う。

ア　審査請求期間　公開決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内であること(処分があった日の翌日から起算して1年以内であること)。不作為についての審査請求の場合は、当該不作為に係る処分についての申請から相当の期間が経過していること。

イ　審査請求人適格　公開決定等の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものであること。この場合において、公開請求を行った者に限らないことに留意する。なお、不作為に係る審査請求は、公開請求を行った者に限る。

(2)　審査請求書の補正

審査担当課は、審査請求書の内容に不備がある場合は、相当の期間を定めて審査請求書の補正を命ずる。

(3)　審査請求却下の裁決

審査担当課は、審査請求が、第1号ア又はイの要件を満たしていない場合その他不適法である場合は、却下の裁決を行う。この場合においては、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを公開担当課に送付する。参加人がある場合は、参加人にも裁決書の謄本を送達する。

(4)　審理手続

条例第11条の2の規定により審理員が指名されないため、行政不服審査法に基づく審理手続は、審査担当課が行う。

4　審査会

(1)　審査会の運営等

審査会の運営は、乙訓消防組合情報公開・個人情報保護審査会に関する条例に基づいて行い、審査会の庶務は、公開担当課において所掌する。

(2)　審査会への諮問

審査担当課は、審査請求があったときは、不適法でありこれを却下し、又は全部を認容する場合を除き、遅滞なく、当該審査請求に対する裁決について審査会に諮問する。

(3)　諮問をした旨の通知

審査担当課は、審査会に諮問をしたときは、次に掲げる者に対し、審査会への諮問通知書(規則様式第6号)により、当該諮問をした旨を通知する。

ア　審査請求人及び参加人

イ　請求者(請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

ウ　当該審査請求に係る情報の公開について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(4)　審査会への出席

審査担当課は、審査会から、非公開と決定した情報の提出及び会議への出席を求められたときは、これに応じる。

(5)　審査会の答申

公開担当課は、審査会から答申があったときは、直ちに答申書を審査担当課に送付する。

5　裁決の処理

(1)　審査担当課は、審査会の答申内容を吟味し、これを尊重したうえで、速やかに、審査請求に対する裁決を、管理者決裁により行う。

(2)　審査担当課は、前号の裁決を行ったときは、裁決書の原本を保管し、審査請求人(参加人がある場合にあっては、参加人を含む。以下この号において同じ。)に対し、その謄本を、裁決書謄本送付書とともに送付する。なお、これらの書類の送付は、配達証明付きの一般書留郵便により行い、郵送によることが困難である場合は、審査請求人に対し、裁決書の謄本を直接交付し、審査請求人から受領書を受け取る。

(3)　所管課は、第1号の裁決が、審査請求の全部又は一部を認容するものであった場合は、当該裁決に基づく公開の対応を実施する。

6　第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続

第三者からの審査請求を棄却する場合等においては、第7(第三者に関する情報の取扱い)第4項に示すところにより行う。

第12　任意的公開に係る事務

1　任意的公開の申出・回答

条例附則第2項の規定による平成13年3月31日以前に作成し、又は取得した情報に関する公開の請求については、「申出」として情報任意的公開申出書(様式第8号)を公開窓口に提出することにより行う。

任意的公開の申出があった場合における公開等の回答は、情報任意的公開回答書(様式第9号)により行う。

2　公開請求に準じた取扱い

任意的公開に係る事務処理をするに当たり、条例の趣旨や目的を尊重して事務に多大な支障のない範囲で、誠意をもって行う。また、条例第6条に規定する非公開事項の判断についても、公開請求の場合に準じて行う。ただし、申出に対する処理は処分ではないので、行政不服審査法に基づく不服申立てや行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)に基づく取消訴訟の対象とはならない。

第13　運用状況の公表

(1)　公開担当課は、毎年度9月までに、各実施機関における前年度の情報公開制度の運用状況(規則第7条に定める事項をいう。)について取りまとめ、広報紙、ホームページ等に掲載することにより公表する。

(2)　前号の運用状況は、とりまとめ後に開かれる最初の審査会及び審議会において報告する。

附則